Üzleti folyamatok határok nélkül

• Információ könnyedén való feldolgozása - jöjjön az bárkitől, bárhonnan, bármilyen formában.Információ automatikus továbbítása a megfelelő
• dőben a megfelelő helyre. Információ teljes életciklusának hatékonyan nyomon követése.
• Hiányos, vagy hibás információ gyors javítása.
• Üzleti folyamatok és tranzakciók hatékony irányítása, üzleti szereplők közötti kommunikáció fejlesztése, ügyfelelégedettség növelése, késedelmek és hibaforrások kiiktatása, kockázatok csökkentése.

Az üzlet információn alapul

Az új ügyfél adatfelvételétől a számlázásig, a megrendeléstől a szabályozó dokumentumokig, szerviz kérésektől a kiadási kimutatásokig – rendkívül széles körben cserélünk információt naponta az ügyfelekkel, beszállítókkal, partnerekkel és alkalmazottakkal.

Ezen információk vezérlik az üzletileg kritikus folyamatokat és tranzakciókat, amelyek minden szervezet alapját adják, beleértve azokat a legfontosabb folyamatokat, amelyek az üzlet sikerességéhez elengedhetetlenek.

Az egyik üzleti folyamathoz talán egy munkatárssal kell információt cserélnünk az irodán belül. Egy másikhoz talán vevőkkel, partnerekkel, alkalmazottakkal kell információt cserélnünk a világ különböző pontjain.

Azonban minden alkalommal, amikor elindítunk egy papír dokumentumot, írunk egy email értesítőt, információt gyűjtünk egy űrlapról, mindannyiszor növeljük az üzleti folyamataink és tranzakcióink lebonyolításához szükséges időt és ráfordított költséget.

Az imaging rendszerek ezt a problémát célozzák meg egy olyan magas fokon automatizált megoldással, ami összeköti a back-office információs folyamatait, a front-office dolgozóit, valamint ügyfeleket és partnereket.

Imaging rendszerek

Az imaging rendszerek javítják az üzleti folyamatok és tranzakciók sebességét, költség megtakarítását, pontosságát és hatékonyságát azáltal, hogy lehetővé teszik az szervezetek automatikus információ cseréjét.

Ez az egyedülálló kombinációja a megoldásoknak, termékeknek és technológiáknak közvetlenül csatlakoztatható a meglévő üzleti alkalmazásokhoz és IT eszközökhöz, amelyeket a képzett alkalmazottak már ismernek és használnak. Így lehetővé válik:

• Az információk egységesítése különböző papír alapú és elektronikus forrásokból
• A hosszadalmas és gondolkodást igénylő információ feldolgozó, adat kinyerő és osztályozó folyamatok automatizálása dokumentumok széles köréből
• A kinyert információ automatikus integrálása többféle üzleti alkalmazásba és folyamatba
• Információcsere számos formában az ügyfelekkel, partnerekkel és beszállítókkal

Az intelligens adatbeviteli és kommunikációs rendszerek javítják a működési hatékonyságot, növelik az ügyfél-elégedettséget, emelik az üzleti értéket, javítják az információ minőségét és drasztikusan csökkentik a manuális kezelés szükségességét, ami közvetlenül a munkaerő-ráfordítás csökkenéséhez vezet és gyors megtérülést eredményez.

Adatbevitel

A vállalatok dokumentumokat használnak az üzlet mozgásban tartásához, a nyilvántartások vezetéséhez és a kommunikációhoz. A dokumentumok lehetnek papír alapúak, vagy elektronikus formátumúak. Tárolhatják őket iratszekrényben, hálózati szerverekre mentve, vagy akár 2 000 kilométerrel távolabb, egy fiókiroda asztalán.
Három dolog azonban közös ezekben a dokumentumokban:

• Olyan információkat tartalmaznak, melyek a vállalat zökkenőmentes működése szempontjából kritikus fontosságúak
• Visszakeresésük nehéz, megosztásuk még nehezebb
• Kezelésük sokkal több időbe, erőfeszítésbe és pénzbe kerülnek, mint gondolnánk

Ezek kezelésében segítenek az imaging rendszerek, melyek számos dokumentum és űrlap információinak bevitelét automatizálják, majd megbízható, visszakereshető információkat szolgáltatnak az üzleti alkalmazások számára. Az automatizált rendszerek segítségével számlákat lehet bevinni az ERP-be és más üzleti rendszerekbe, így a pénzügyi osztály hamarabb kezdheti meg azok feldolgozását.

A kialakított rendszerrel a hosszú távú tároláshoz dokumentumokat lehet bevinni az archiváló rendszerekbe, így a vállalat megfelelhet a nyilvántartás-kezelésre vonatkozó előírásoknak.

Ezeken kívül bármilyen papír formátumú információ is érkezzen a vállalathoz, az imaging rendszerek segítenek azok gyors és pontos feldolgozásában. A megoldás előnye a költségek csökkenése, az üzleti folyamatok felgyorsulása, az információk könnyebb elérhetősége és a még teljesebb archiválás.

Dokumentumok átalakítása információvá
Az imaging rendszerek egyes alkalmazásai és moduljai rendkívül gyorsan megtérülnek az információ-bevitel három alapvető lépésének automatizálásával:

• Dokumentumok és adatok összegyűjtése
• Az összegyűjtött adatok automatikus átalakítása használható, visszakereshető információkká
• Az így nyert információ továbbítása az olyan kritikus üzleti rendszerekbe, mint az adatbázisok, a tartalomkezelő rendszerek, vagy a line-of-business alkalmazások.

Számlafeldolgozás, űrlapfeldolgozás

A számla- és űrfeldolgozás a legtöbb vállalat számára jelentős költségeket jelent. A számlák és egyéb űrlapok gyors és pontos feldolgozása kulcsfontosságú a költségek csökkentése és a beszállítói kapcsolatok fejlesztése szempontjából. A számlák és űrlapok többsége papíron (faxon vagy levélben) érkezik, míg másik részük e-mail üzenet vagy csatolt dokumentum lehet. A papír és elektronikus alapú számlák és űrlapok együttes feldolgozása tipikusan kézi munkaerőt igényel, amely többnyire költséges, mégis hibákhoz vezethet.

A számla- és űrlapfeldolgozó rendszerek speciális szoftvereszközöket tartalmaznak, amelyek minimalizálják a papír és elektronikus alapú dokumentumok feldolgozásánál jelentkező költségeket és hibákat. A helytelen vagy hiányzó adatokat a beépített kivételkezelő eszközök automatikusan megjelölik, így csak a kritikus esetekkel kell foglalkozni.

A számla- és űrlapfeldolgozó rendszerekkel való feldolgozás előnyei:

• Nagymértékben csökkenti a számla- és űrlapfeldolgozás költségeit az automatizálásnak köszönhetően
• Megnöveli a számla- és űrlapfeldolgozás sebességét a manuális feladatok automatizálásával
• Integráció a meglévő vállalatirányítási rendszerekkel. Az adatbevitelt és az adatcserét a már meglévő vállalatirányítási szoftverbe (ERP és CRM) integrálja, így valós idejű számlázási adatokat biztosít
• Megkönnyíti a pénzügyi jelentések készítését és a törvényi megfelelőséget percre kész információival és adatkövetési képességével
• Felgyorsítja a kivételkezelést automatikus értesítési eszközökkel
• A hibák és a pontatlanságok kiküszöbölése
• A kivételek hatékonyabb kezelése
• Az összes (papír és más alapú) számla és űrlap elektronikus tárolása
• Gyorsabb hozzáférés a szükséges pénzügyi információkhoz
• Auditálható üzleti folyamatok
• A költségtakarékosság és a hatékonyság nagymértékű növekedése
• Jobb kapcsolat a gyártókkal és a beszállítókkal